オフィス移転は長期的に行うのが一般的で、大掛かりになり得る業務の一つです。社内のチームが連携し、計画的に実施していくものですが、初めての移転の場合や大規模な移転の場合などは、知見や経験なしでは、なかなかスムーズにいかないものです。
そうした課題を解決する一つの手段が、オフィス移転コンサルティングにサポートを依頼することです。そこで今回は、オフィス移転コンサルティングとは何か、また特徴や種類、依頼するメリット・デメリット、依頼する際の注意点をご紹介します。

オフィス移転コンサルティングとは

オフィス移転コンサルティングとは、オフィス移転や規模拡大などの際に、業務を代行・サポートしてくれるコンサルティング会社やコンサルタントのことを指します。

オフィス移転コンサルティングの業務内容

オフィス移転コンサルティングは、一般的に次のような業務を行います。

オフィスの移転先選定サポート

オフィスの移転先について相談に乗り、最適な場所や物件の選定などをサポートしてくれます。場合によっては物件の手配も行います。

オフィス移転にかかるコスト見積もり

オフィス移転ではどのような費目が必要になるか、そしてトータルでのコストを見積もりしてくれます。

移転先のオフィスレイアウトのプランニング

移転先のオフィスは、どのようなレイアウトにするのかのプランニングも行います。近年、多様な働き方が進んでいますが、自社が採用したい働き方に応じた最適なレイアウトやプランニングを提案してくれます。

工事や業者手配・備品調達

オフィスの移転先が決まったら、工事の手配や備品調達、不要な什器の売却など必要な作業はほとんど代行可能です。コストをできるだけ最小限に留めながら行ってくれるのが一般的です。

移転後のサポート

移転後、何か移転に際して問題が生じた際には、問題解決のサポートを行ってくれます。

このように、オフィス移転コンサルティングは、オフィス移転に関してあらゆる項目を相談でき、アドバイスや代行をしてくれるサービスです。

オフィス移転コンサルティングの種類

オフィス移転コンサルティングと一口に言っても、複数の種類に分かれます。主な種類と共に、それぞれの特徴を確認しておきましょう。

オフィス移転コンサルティング専門会社

オフィス移転コンサルティングを専門とする会社であり、先述のような業務すべてを引き受けているのが一般的です。オフィス移転を成功させるためのことに関しては何でも相談できます。

不動産仲介・管理会社

不動産会社の中でも、オフィス移転に詳しい、もしくは専門とする会社です。物件に関する情報収集に長けているため、ニーズに合った物件の紹介を行ってくれます。また、オフィスレイアウトやデザイン、内装工事まで一手に引き受ける会社もあります。

建設・内装会社

オフィスの空間設計から内装工事まで請け負っている会社です。オフィスの内装について専門的な知見と技術によりコンサルティングし、設計や内装工事を手がけます。

デザイン・設計会社

オフィスに特化したデザイン・設計会社は、オフィスのレイアウトやデザインの実績が多く、建築設計や内装のデザインを行います。

オフィス家具メーカー

オフィス家具や備品を扱う会社です。オフィスの家具や備品を揃える際に、オフィス空間全体の構成をサポートしてくれることもあります。

IT・通信・システム会社

オフィス移転に際して、近年はパソコンや電話の配線は欠かせません。電話工事、LAN工事などの通信インフラの設計・施工のほか、クラウド化なども含めた、オフィスの通信インフラ環境をサポートします。

引越し・運送会社

引越し・運送会社の中には、オフィス移転に特化したコンサルティングサービスを提供しているところがあります。移転のプロが存在し、最適な引越しプランで、サポートや代行を行ってくれます。

オフィス移転コンサルティングに依頼するメリット・デメリット

オフィス移転コンサルティングのメリット・デメリットを知った上で、自社に合った業者に依頼することをおすすめします。

依頼するメリット

すべてのオフィス移転コンサルティング共通

種類問わず、オフィス移転コンサルティングへ依頼する共通のメリットは、各業務を「一括で代行」してもらえるという点から、移転に伴う業務の負担を軽減することが可能なところです。
また、複数の専門業者に依頼する手間が省けます。オフィス移転は手間と時間がかかる上に、通常業務と並行して行わなければならないため、これらは非常に大きなメリットといえます。
また、コストを最小限にする提案をしてくれるほか、オフィス移転を計画的に効率よくスムーズに進められるよう、サポートしてくれるというメリットもあります。必要な届出や移転周知などの業務の抜け漏れもなくなるでしょう。また、業者によっては、移転後のトラブル解決のサポートを受けられるため、何かあったときも相談先があることで、安心感があります。

オフィス移転コンサルティング専門会社

オフィス移転コンサルティング専門会社のメリットは、何といっても物件、内装、工事、デザイン、家具・什器、通信環境など問わずあらゆるジャンルで依頼できることです。もちろん、業者によって得意不得意はありますが、基本的にすべて任せられるのがメリットです。

不動産仲介・管理会社

不動産系会社は、特に物件選定に力を入れたい場合に、有意義なアドバイスを受けられます。また、できるだけ賃料を抑えたい場合、交渉力に期待できます。

建設・内装会社／デザイン・設計会社

建設・内装会社とデザイン・設計会社は、オフィスレイアウトや設計に力を入れたい場合に、有意義なアドバイスを受けられます。今トレンドのオフィスレイアウトや、最新のアイデアを取り入れたい場合に適しています。

オフィス家具メーカー

オフィス家具メーカーは、家具や什器にこだわりたいという場合に有意義な相談先となります。建設やデザイン系会社と同様に、オフィスレイアウトについても相談できることがあります。

IT・通信・システム会社

オフィス設計と共に、通信インフラが最も重要な企業もあるでしょう。その場合に、IT・通信・システム会社のオフィス移転コンサルティングはとても有意義といえます。

引越し・運送会社

配送に特化している会社であるため、特殊な業種などは頼りになるでしょう。できるだけ引越し費用を抑えたいという場合に、引越し・運送会社は適しています。

依頼するデメリット

すべてのオフィス移転コンサルティング共通

すべてのオフィス移転コンサルティングで共通するデメリットは、まず各業者によって得意・不得意があるため、自社が今回のオフィス移転で最も重視するところを得意とする業者をしっかりと見極めて選定する必要があるということです。また、費用が高額になりかねないというデメリットもあります。自社で行ったほうがコストを抑えられるというケースもあります。そのためコストが妥当かどうか、よく検討する必要があります。
またオフィス移転の際、自社の業界特有の事情などを説明する必要があることも念頭に置いておく必要があります。いずれにしても、コンサルティングとの信頼関係の構築をしなければならないという点もあります。

オフィス移転コンサルティング専門会社

すべてまんべんなく依頼できますが、一つ一つの業務が、それほど専門的ではない可能性もあります。例えば、物件選定については、不動産仲介・管理会社に依頼したほうがいいということもありますし、オフィスレイアウトについては、オフィスレイアウトの実績の多いデザイン会社に依頼したほうが早いということもあります。何か強みのある業者を見つけることが必要かもしれません。

不動産仲介・管理会社／建設・内装会社／デザイン・設計会社／オフィス家具メーカー／IT・通信・システム会社／引越し・運送会社

オフィス移転コンサルティング専門会社以外は、それぞれ強みが明確になっている業者となります。そのため、他のジャンルのオフィス移転業務を任せるのには少々物足りないことも出てくるでしょう。これも各業者の得意・不得意、取り扱い範囲によって大きく変わってきますので、自社が求める業務をどのくらいの質で代行してくれるかということが見極めのポイントになります。

オフィス移転コンサルティングに依頼する際の注意点

実際に、オフィス移転コンサルティングに依頼する際には、次のポイントを押さえた上で、業者を選ぶことをおすすめします。

依頼できる業務範囲・得意／不得意分野の確認

先述の通り、オフィス移転コンサルティングは種類によって、得意・不得意の分野が異なります。依頼できる業務の範囲や、どのくらいのレベルでサポートしてくれるのか、自社が求めるレベルを踏まえて選定しましょう。

法令・条例についての知見があるか

オフィス移転の際には、建築基準法や消防法、労働基準法といった法令や条例を踏まえた検討が重要になります。法令などの知識と、アドバイスの実績があるかを確認しましょう。

災害対策や情報漏洩対策の知見があるか

消火設備や排煙設備をはじめとした災害対策の知見や、情報セキュリティに関する個人情報漏洩対策などの知見を持っているかどうかも重要なポイントです。

料金が明示されており、良心的であるか

料金についても重要です。良心的ではないコストであれば、依頼する意味がなくなってしまいます。また、自社のオフィス移転のトータルコスト削減に協力姿勢を示してくれるかといったことも重要です。

まとめ

オフィス移転の際に、オフィス移転関連の業務を一括で依頼できるオフィス移転コンサルティングの特徴や種類、メリット・デメリットをご紹介してきました。オフィス移転コンサルティングを選ぶ際に、まずどのような種類の業者なのかを確認し、ご紹介した注意点を押さえて見極めることをおすすめします。

ザックはオフィス移転コンサルティングとは異なり、サービスの一つとして、「オフィス移転サービス」を提供しておりますが、オフィス移転コンサルティングに依頼するメリットとして挙げた、「一括対応」が可能な点は同様です。

オフィス移転先物件の選定から、オフィス移転プロジェクトのご提案・設計・施工/工事・アフターフォローまで、オフィス移転に関するすべての作業をサポートさせていただきます。入居予定オフィスの物件調査からオフィス選定アドバイス、オフィスプランニング・デザイン設計、内装工事、電気工事、空調・衛生工事、電話・LAN配線工事、OA機器、引越しの手配も代行いたします。オフィス移転をご検討される際には、ぜひお気軽にご相談ください。