新型コロナウイルス感染症の感染拡大や、働き方改革、ICT技術や通信技術の進化によって多様な働き方が推進されています。そうした中、働く場所の一つとして利用できるのが、シェアオフィスです。企業規模や状況によっては利用することでメリットが得られます。
今回は、シェアオフィスとは何か、企業がシェアオフィスを利用するときのメリットとデメリット、そしてシェアオフィス利用選定時のポイントをご紹介します。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、個人や企業が利用料金を支払って共同利用するワークスペースのことを指します。オフィス空間や設備をシェアするという発想から「シェアオフィス」と呼ばれています。料金は月額制や従量制など、施設によって異なります。

シェアオフィスは近年、市場が拡大しているといわれており、その背景として、リモートワーク等の推進や働き方改革への取り組みが進展していく中で、必要に応じて時間や場所をフレキシブルに利用できるワークプレイスに注目が集まっていることがあります。

シェアオフィスが持つ機能

シェアオフィスは基本的な機能として、オフィス家具や電話、インターネット回線、複合機、シュレッダーなどのオフィス備品を備えています。施設によって異なりますが、一般的にオープンなワークスペースや会議室、ラウンジといった共有スペースを利用できます。施設によっては個室の専有スペースがあることもあります。またフリードリンクサービスや電話対応や来客受付といった窓口対応サービスのほか、住所利用・法人登記ができるシェアオフィスもあります。

シェアオフィスを企業で導入するメリット

シェアオフィスは企業においても利用が進んでいます。例えば、企業として契約し、従業員がリモートワークなどの際に利用できるようにしたり、小規模事業者がシェアオフィスを拠点としたりするなどです。

このシェアオフィスを企業で導入するメリットをご紹介します。

リーズナブルな貸しオフィスとして利用できる

働き方改革やテレワーク対応などにより、フレシキブルで自由な働き方が推進される中、シェアオフィスは一般的なオフィスと比べて初期費用も賃料も抑えることができるため、都心の賃料が高額になりがちな立地であっても、リーズナブルな貸しオフィスとして利用できます。

住所利用や法人登記利用が可能なケースも

先述の通り、シェアオフィスの中には、シェアオフィスの住所を会社の住所として利用して郵便物等を受け取ったり、法人登記を行ったりすることができるところもあります。

社員数の増減に合わせて、柔軟にオフィススペースを契約できる

中小企業の場合、社員数が頻繁に増減することもあるでしょう。そのような場合、本社オフィスのスペースが足りなくなったり、持て余したりすることもあります。そうしたケースでも、シェアオフィスは柔軟にオフィススペースを契約できるメリットがあります。

従業員の情報交換や人脈の拡大が期待できる

シェアオフィスは他の個人や企業とスペースをシェアして利用する空間であることから、自然と交流が生まれ、情報交換や人脈の拡大が期待できることもあります。

シェアオフィスを企業で導入するデメリット

一方で、シェアオフィスを企業で導入する場合にはデメリットもあります。

セキュリティ面に不安

他者や他の会社など外部と交流が生まれるということは、同時に情報面の流出リスクもあるということです。うっかり機密情報をしゃべってしまう失敗のほか、盗み見や置き忘れによるデバイス持ち去りといった情報漏洩リスクが考えられます。

周囲の騒音が気になるなど生産性低下のリスク

他社とシェアして使うスペースにおいては、必ずしも集中できる環境が手に入るかどうかはわかりません。時に人の行き来が多く、騒がしくて業務に集中できず、生産性が低下してしまうこともあり得ます。

シェアオフィスの選び方のポイント

シェアオフィスを検討する場合には、ぜひ自社の利用目的や利用する従業員の業務にとって最適な場所を選ぶことをおすすめします。そこでシェアオフィスの選び方のポイントをご紹介します。

ポイント①　目的を明確にする

シェアオフィスを選ぶ前に、まずシェアオフィスを利用しようと思い至った目的を明確にしましょう。一般企業であれば、従業員のテレワークを実施する場所の一つとするほか、プロジェクトを推進するための小規模オフィスとしての利用や、打ち合わせスペースとしての利用なども考えられます。目的を明確にすることで、どのような設備やワークスペース、環境や立地が必要になるのかを決めることができます。

ポイント②　類似施設との違いを踏まえて最適なものを選択する

シェアオフィスに似ている機能を持つ施設に、レンタルオフィス、コワーキングスペース、サテライトオフィスなどがあります。それらとの違いを踏まえて、最適な場所を選択するのがよいでしょう。それぞれの主な特徴をご紹介します。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、基本的に個室を契約して利用するため、共有スペースはないか、もしくは会議室だけ共有できるといったことが多いです。また、個室利用となるため、シェアオフィスやコワーキングスペースなどと比べるとレンタル費用が高くなる傾向があります。

コワーキングスペース

コワーキングスペースとは、共有スペースで利用者同士が働く場所です。フリーアドレスや個別ブースなどが用意されており、個室がないことも多いです。その点、シェアオフィスは個室も備える場合が多いといえます。ただし、シェアオフィスとは明確な線引きはなく、あえて違いを述べるのであれば、シェアオフィスは作業中心の場であるのに対し、コワーキングスペースは利用者同士の交流がしやすい場といえます。

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サテライトオフィス

サテライトオフィスは、基本的に自社が運営する企業の本拠から離れた場所に設置するオフィスのことです。外部の人間がいないため、集中できる環境が手に入りやすく、セキュリティ面でも安心感があります。

ポイント③　最適な料金体系を選ぶ

シェアオフィスの料金体系は、各施設によって異なります。例えば、初期費用を支払い、その後、月額料金を払っていく形式があります。また、一時的に利用できるところもあります。その場合、利用時間に応じて料金を支払います。いずれにしても、最適な料金体系のシェアオフィスを選びましょう。

ポイント④　住所利用や法人登記が可能か

もし住所の利用や法人登記が必要である場合、対応しているところで契約する必要があります。事前に確認しましょう。

まとめ

シェアオフィスは、現在のフレシキブルな働き方が推進される中、利用に便利なワークスペースの一つです。本社オフィスや従業員の在宅に限らず、ぜひシェアオフィスも視野に入れて、新しい働き方スタイルに取り入れていくのも良いのではないでしょうか。
シェアオフィスを選定する際には、今回ご紹介したシェアオフィスのメリット、デメリットを踏まえて比較し、自社に最適な施設を選びましょう。