新しい働き方が求められる中、テレワークとオフィス勤務のハイブリッド型が多くの企業で進んでいます。そのような中、オフィスの使わなくなったスペースをどうするかという課題が生じています。

世間では、オフィス縮小移転という流れが起きていますが、メリットだけでなくデメリットもあるため、どちらも知った上で検討したほうが良いでしょう。最後には、余ったオフィススペースを活用するアイデアもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

今、話題のオフィスの縮小移転とは？

最近、話題になっているオフィスの縮小移転とは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、テレワーク化が進んだ中、社員数に変動がない場合でもこれまでより小さい面積のオフィスに移転することです。

その理由として、オフィスに滞在する人数が減ったことによるオフィススペースの効率化、賃料や光熱費などの固定費のコスト削減のためが多いといわれます。

また、企業によってはサテライトオフィスを活用し、本社オフィスを利用する人数が減っていることも、オフィス縮小移転の背景になっていると考えられます。

オフィス縮小移転のメリット

では、オフィス縮小移転にはどのようなメリットがあるのかまとめてみます。

固定費の削減になる

オフィスの利用人数が減ったことで、オフィス内に使っていないスペースが多くなったため、そのスペース分の賃料がもったいないという考えのもと、縮小移転をして、賃料や光熱費などの固定費削減につなげた例もあります。現状の利用人数に合わせたオフィスの固定費を算出し、それに見合ったスペースと固定費が実現できる物件を見つけ、そこへ移転することで、従来のオフィスより固定費を抑えることが可能となります。

多様な働き方の後押しになる可能性

オフィスが縮小することで、本社オフィスや支社などの同じオフィスに毎日勤務するというスタイルだけではなく、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などの多様な働き方が促進されるため、業務効率化と生産性向上につながり、働き方改革の後押しになる可能性があります。

新しい組織文化の醸成・人材獲得

多様な働き方による生産性向上が実現し、働き方改革につながったとするならば、自ずと新しい組織文化が醸成されると考えられます。そうなれば今後もさまざまな働き方や新しいオフィスの形式を導入しやすくなりますし、その結果、優秀な人材獲得につながることもあるでしょう。

オフィス縮小移転のデメリット

一方で、オフィス縮小移転には次のようなデメリットもあります。

対面の社内コミュニケーションが減少する

社員数が多いと一堂に会せないため、特にリアルでの対面コミュニケーションが減少します。オフィス勤務が通常だった時期に無意識に培われていた組織への帰属意識や連帯感が損なわれる可能性があります。

テレワークなどに対応するための工数やルール周知などの難易度が上がる

社員の一部をテレワークにする場合に、オフィス出社の人数とテレワークの人数とのバランスを検討する必要がありますが、オフィススペースが狭いとその調整の難易度が上がります。またテレワークを行う際には社員にルールやコンセプトを意識付けたり、教育の機会を設けたりする必要がありますが、そうした集合の場を作りにくいということもあります。

縮小移転そのものにコスト、手間がかかる

オフィス縮小移転は、そのものにコストと手間がかかることはよく踏まえておく必要があります。特にコストがかさむと、手間も含めて移転しないほうが安く済んだということもあります。

コロナ終息後に広いオフィスに戻したいときに、コストと手間が発生する

コロナが終息した後、また広いオフィスが必要になって移転するという場合に、コストと手間がさらにかかってしまいます。

テレワークの併用で空いたスペースを有効活用して生産性維持を

オフィス縮小移転を考えるのなら、業務効率や生産性維持も同時に実現できるものでなければなりません。しかし、それは難易度が高いといえるでしょう。
このことから、縮小移転という方法をとるよりも、テレワークの併用で空いたスペースを有効活用し、生産性維持を着実に実施するほうが有益と考えます。

そこで、オフィス内の余ったスペースの有効活用アイデアを考察してみました。

●余ったスペース有効活用術

フリーアドレス化

個人の指定席を作らず、フリーアドレス制にすることで、出社しない社員の分のデスクを減らすことができ、感染対策をしながらオフィスを広々と活用することができます。

社内のコミュニケーションスペースにする

ソファやローテーブルを置くなどしてオフィスの一角にコミュニケーションスペースを作ります。社員同士のコミュニケーションが活性化しますし、よりオフィスの「コミュニケーションの場」としての機能を際立たせることができます。

協業エリアを作る

余ったオフィスのスペースを利用すれば、協力会社との打ち合わせなどにも、より一層活用できます。オフィス内で協業エリアを設けて、協力会社とのコミュニケーションを活性化させるのも一案です。

セミナー配信スペースにする

現在は、オンラインセミナーを実施するケースが増えていますが、セミナー主催側としてセミナーを配信するためのスペースにするというのも一つの方法です。

フリースペースにする

社員が自由に使えるフリースペースにする方法です。気軽なミーティングをしたり、作業を行ったり、休憩をしたりとその都度、自由に使えるようにします。

スポーツジムのようなトレーニングスペースにする

福利厚生の一環として、健康促進のためにスポーツジムのようなエリアをオフィス内に作るのも良いでしょう。スペースに応じて、ランニングマシンやサイクリングマシン、トレーニング器具のようなものを設置します。

個室ブースを設置する

余ったスペースに個室ブースを設置して、一人の集中作業やweb会議、電話などを行えるようにする方法です。

まとめ

オフィスの縮小移転について、メリット・デメリットをお話してきました。ニューノーマルな働き方を構築するに当たって、生産性維持を同時に実現することを念頭に置くと、縮小移転は難易度が高いといえます。
それよりも、現行オフィスを利用し続けながら、スペースを有効活用することを考えたほうが有益といえるのではないでしょうか。