アフターコロナ時代のサテライトオフィスに必要な条件とは？

2020.07.06

#オフィスの在り方と働き方の変化

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務やリモートワークへの移行が加速し、従来のオフィス以外の場所で仕事をすることに違和感がなくなってきています。
そして今後は、「すべて在宅勤務にする」「まったく在宅勤務をしない」という選択肢は消え、各自が自分のライフスタイルに合わせて、柔軟に働く場所を選べるようになってくると考えられます。多くの人々は、働き方や環境が変化した経験から、「環境がモチベーションに与える影響は大きい」ということを実感しています。

そこでこれからは、働きやすく、集中できる第3の場所が必要になってくると考えられ、「サテライトオフィス」は、それを満たす場所となるのではないでしょうか。今回は、アフターコロナ時代を見据えたサテライトオフィスのメリットや可能性を探ります。

郊外型サテライトオフィスという選択肢

サテライトオフィスとは、本社の「サテライト＝衛星」となるオフィスという意味合いで、本社や本拠地から離れたところに構えるオフィスのことを指します。

サテライトオフィスは、都市型、郊外型、地方型に分かれ、各企業によって使い分けられています。

コロナの影響を受け、企業は郊外型サテライトオフィスによって、メリットを得られる可能性があると考えます。例えば、次のようなメリットが考えられます。

・都心のオフィスに通勤するリスクからの解放
・従業員の通勤時間の短縮
・育児・介護と仕事との両立
・本来の業務で関わる人以外とのつながりを生む
サテライトオフィスでは、本社オフィスと異なり、社内のさまざまな部署の人と横断的にコミュニケーションを取ることのできるチャンスがあります。
リスク分散からワークライフバランスの実現のほか、人との新たなつながりを生むというメリットも期待できます。

サテライトオフィスの具体的なパターン

サテライトオフィスを持つと一口に言っても、さまざまなパターンが考えられす。いくつか考えられるパターンと、その特徴を確認していきます。

1.都心に拠点を複数持つパターン

例）汐留に本社を持つ企業が、汐留の拠点を縮小し、渋谷・飯田橋にも拠点を持ち分散する。

万が一、汐留本社で感染が起きた場合、本社の人員すべてが感染リスクにさらされ、本社をすべて封鎖しなければならない場合が出てきますが、オフィスを渋谷・飯田橋に分散しておくことで、そのリスクが軽減されます。

2.郊外に拠点を持つパターン

例）汐留の本社機能を縮小し、立川・武蔵小杉・浦安など、都心から少し離れた場所に拠点を構える。

先ほども紹介した、郊外型サテライトオフィスのパターンです。リスク分散が実現するほか、通勤の負担から解放され、生産性を高める効果もあります。

3.既存の事業所をサテライトオフィスとして機能させるパターン

例）営業拠点を複数持つ企業などで、サテライトオフィスとして使えるようにする。

すでにある事業所を利用することで、コストを抑えながらリスクが分散できます。

4.コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用するパターン

例）コワーキングスペースやレンタルオフィスを会社が借り上げて、社員がサテライトオフィスとして利用する。

事業所などを持たない場合、ゼロから新オフィスを構築するにはコストと時間を要するため、コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用することで、早急にサテライトオフィスを作ることができます。

サテライトオフィスに求められる機能

サテライトオフィスを作る場合、そのオフィスビルなどには、どのような機能が求められるのか、その条件を確認しておきましょう。

・駐車場、駐輪場が確保できる
従業員が車や自転車通勤ができるよう、駐車場や駐輪場が整っているビルが理想です。

・フィジカル・ディスタンスを保てる空間
フィジカル・ディスタンス、つまり人と人とが物理的な距離を保ちながら、安心安全な状態で業務ができる空間を確保できることは必須条件といえます。

・安定したネットワーク環境が確保できる
withコロナ・afterコロナ時代には、オンラインでのコミュニケーションが欠かせません。安定したネットワーク環境が確保できることは大前提です。

・従業員の満足度・生産性向上のための環境
サテライトオフィスは、感染予防の意味もあり、本社と比べれば来客が少ないと考えられるため、エントランスや応接よりも、社員満足度を上げることに投資することも重要です。
例えば、集中ブースやフォンブースを設ける、オンライン会議のための高性能なデバイス、ヘッドセット、スピーカーなどを準備する、十分なリフレッシュ環境を用意するなど。

・本社と同等のセキュリティ
社内外の人が出入りするオフィスではセキュリティが重要になりますが、サテライトオフィスであってもそれは変わりません。本社と同等のセキュリティ、例えばカードリーダーによる入退室管理システムの利用、重要な部屋の入室者の制限、入室者の映像記録などが考えられます。

今後のオフィスの在り方は、働き方や組織の在り方と一緒に考える必要がある

今後、オフィスをどのように構築・設置していくかは、従業員の働き方や組織作りをどのような方針を持って進めていくかによって、柔軟に考えていく必要があります。

例えば、本社の機能、サテライトオフィスの機能をどのように位置づけるのか、それによってサテライトオフィスのパターンも設備も変わってきます。今後、オフィスの在り方を検討する際には、まず各オフィスの目的と機能を明確にすることが重要になります。

また今後は、本社オフィス、サテライトオフィス、コワーキングスペース、自宅など、どこであっても、働く人がどう働くかを自由に選べるようになってくると考えられます。

「見える場所にいること＝管理できている」と安心するのではなく、離れた場所にいてもコミュニケーションを取れる仕組みを作ることも、生産性を維持するためには重要です。
例えば、オンライン朝礼・終礼を行う、上司と部下が1対1でフォローできる体制を設ける、月1回は全社ミーティングを行うなどのルール決めは必要となるでしょう。

また人事評価についても、従来の出勤・時間基準の評価から“成果”による評価基準に変えるなど、従業員の生産性を下げず、モチベーションをアップさせる仕組み作りも必要になります。