オンライン会議やオンライン商談をスムーズに進められるオフィスとは？

2020.06.29

#オフィスのレイアウトプランニング

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、テレワークの活用が進むとともに、会議・商談などの社内外のコミュニケーションの方法も大きく変化しており、今あるオフィス機能を見直すきっかけにもつながっています。

特にオンライン会議や、営業活動の一環としてのオンラインセミナーが増加している中で、
オフィス内でもソロワークができるような環境の整備も重要ではないかと考えます。

しかしながら、現在のオフィスでは、オンライン会議やオンライン商談、オンラインセミナーなどが行いやすい環境が十分に用意されていないのが実状です。
そこで今回は、現在のオフィスの具体的な問題点と共に、オンラインでの活動がスムーズに進められるオフィスとはどのようなオフィスなのかを考察します。

現在のオフィスの問題点

従来の会議風景

現在のオフィスにおいて、オンライン会議などを実施しにくい理由としては、仕切りの無い
オフィス、オープンなオフィス、執務室内に設けられたミーティングスペースなど、リアルなコミュニケーションの取りやすさに主眼を置いてオフィスが作られてきたことが挙げられます。そのため、いざオンラインでの打ち合わせを行おうとすると、適したスペースがあまりない企業が多いのが現状です。

自席やフリーアドレスのデスクでは、音声が漏れて周囲に迷惑になったり、逆に周囲の会話などが気になって集中しにくいなどの問題があり、気兼ねなくオンライン会議を行うことができません。また、通信設備によっては、スムーズな会議進行に支障をきたすこともあります。
こういった理由から、ひとりでオンライン会議を行うために、必要以上に大きな会議室を借りて、そこで実施しなくてはならないなど、効率的ではない状況が散見されます。

オンライン会議・オンライン商談で必要なもの

では、オフィス内でオンライン会議や商談、セミナーなどが気兼ねなく、かつ、スムーズに行える環境とともに、効率的にオフィススペースを利用するにはどのような方法があるでしょうか。

まず、周囲に音声が漏れず、動画や画面に映し出される資料のプライバシーを守るために、「防音効果の高い個室」が利用できる環境であることがベストです。しかし、現在のオフィス環境では、対応できているところは少ないのが現状です。まずは、会議や商談に集中できる個室を柔軟に設置することも環境整備には重要になってきます。

その他、一人でオンライン会議や商談、セミナー等に参加する際に、必要なものはどんなものかをまとめました。

●必須のもの

・PC
・ヘッドセット
・安定した通信環境

●あると便利なもの・付加価値的なもの

・防音性のある個室
・空調、換気設備
・表情が明るく見えるライト

防音効果が見込め、大きなレイアウト変更をせずに導入が可能なもの

上記でご紹介した環境づくりは、すぐにはできないものです。
防音効果は少ないものの、会議や商談に集中できる環境づくりとして、簡易パーティションを設置する方法もありますが、根本的な解決にはつながりません。

今あるオフィスを活かし、大きなレイアウト変更をせずに、ワークスタイルの変化に対応することが大切です。ここでは、防音効果には差があるものの、比較的容易に設置できるものから工事が必要なものまで紹介します。設置の条件などは、弊社が建築の観点からアドバイスさせていただきますので、詳しくはお問い合わせください。

●ローパーティション

吸音性能を高めたローパーティション
[株式会社稲葉製作所「 YURT 」]

今あるミーティングスペースでは、複数人でのオンライン会議中に、周囲に音が漏れてしまうのが欠点でした。オンライン会議を行う際にも、会議をする人と、その周囲の人それぞれの視点での環境作りが必要になります。
そこでパーティションを吸音性能の期待できるパーティションへ変更することで、外部への音漏れが軽減されます。
さらに傾斜パネルを追加すれば、天井から伝う音を軽減できます。
また、サウンドマスキングの設置ができれば、効果がより高まると考えられます。

＜ポイント＞
完全に音が漏れないわけではありませんが、設置が比較的容易です。