いま、オフィス内のコミュニケーションの重要性が高まってきています。 コミュニケーションが活性化しやすいオフィスづくりのためにも、その重要性やコミュニケーションをスムーズにするポイント、新たに生まれてきているオフィスのコミュニケーションスペース、最新オフィスのコミュニケーション事例等をご紹介します。

オフィスのコミュニケーション活性化の重要性

企業において、仕事を円滑に進めるためには、オフィス内のコミュニケーションを活性化することは欠かせません。そして近年、オフィスのコミュニケーションは、さらに重要性が高まっています。

その背景には、IT環境の変化、特にモバイル化やテレワークの普及など、社員が一箇所に留まらずに働くスタイルが浸透し、社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちになったことや、大人数の集団で仕事をする体制から、一人での作業や社内外の人々が少人数のチームを編成することによって仕事をする体制へと、ワークスタイルが変化していったことなどが考えられます。

このことから、オフィスにおいてはより一層、コミュニケーションの重要性が高まっており、そのレイアウトやデザインについても、コミュニケーションを妨げないものにしていく必要があります。

コミュニケーションしやすいオフィスのポイント

では、コミュニケーションしやすいオフィスとは、どのようなオフィスなのでしょうか？ そのオフィスづくりの主なポイントをご紹介します。

●座席を固定しない

従来の固定席では、多くの場合、隣同士など近くのメンバーとの会話に留まりがちでした。座席を固定しないフリーアドレスは、社内の部署間や少人数チームの会話がしやすくなることから、コミュニケーションを活発にする効果が期待でき、昨今のワークスタイルの変化にも対応できます。

一方で、固定席でなければむずかしい部門や職種の場合もありますので、別途座席の確保が必要になります。

●固定席でも配置を工夫する

フリーアドレスよりも、固定席のほうが効率的な職場もあります。その場合、固定席であってもデスクと椅子をジグザグに配置したり、円状にレイアウトしてオフィスを回遊しやすくしたりすることで、会話がしやすくコミュニケーションがスムーズになります。

●パーテーションによる壁を取り払う

従来のオフィスによく見られた座席間のパーテーションも、会話の妨げになってしまうこともあります。パーテーション自体を取り払ったり、背の低いデスクパネルや透明ガラスのパーテーションを採用したりする工夫も有効と考えられます。

●部門横断のコミュニケーションスペースを作る

あえて、部門横断のコミュニケーションスペースを作るのも一つの方法です。後ほど詳しく紹介しますが、例えば、オープンなミーティングスペースや、リフレッシュエリアとして休憩スポットを設ける方法などがあります。

新たに生まれているオフィスのコミュニケーションスペース

続いて、新たに生まれてきているオフィスのコミュニケーションスペースをいくつかご紹介します。

●会議室とは別の、気軽なミーティングスペース

会議室は従来、予約が必要であることが多く、予約をしてその日時まで待つ、といったフローそのものが、会議やミーティングへの積極性を奪う結果になっていたこともありました。

そこで近年、会議室とは別に、オフィスの一角に気軽なミーティングスペースを設けるケースが目立っています。社員同士の気軽な立ち話スペースとしても、商談スペースとしても利用できます。

●1対1のスペース

上司と部下が1対1でミーティングができるスペースも登場しています。デスク1つに、椅子が2つ置かれ、パーテーションで区切られているため、上司と部下の密なコミュニケーションが可能になります。

●リフレッシュエリア

全社員共用のリフレッシュエリアや休憩室を設置することで、自然と部署間の交流を促すといったケースも出てきています。

最新オフィスのコミュニケーション事情

最新のオフィスでは、新しいスペースを導入することで、新たに次のようなコミュニケーションが生まれてきています。

【事例1】立ち話スペースで少人数のミーティングがいつでも可能に

ある企業では、背の高いテーブルをいくつか並べた立ち話スペースをオフィスの一角に設けています。いわゆるオープンスペースの一種で、少人数のちょっとした5～15分程度のミーティングには最適です。立って話すことにより、会議時間の短縮効果も期待できるとされています。

【事例2】オフィス内カフェで多様なコミュニケーションを創出

ある企業では、オフィス内に社員だけが利用できるカフェを設置し、飲食を通じて社員同士の交流やミーティングなどの多様なコミュニケーションを促しています。また別の企業ではバーを設けており、さらに深いコミュニケーションをねらっています。こうしたカフェやバーは食事の提供など、福利厚生としても活用されています。

オフィスのコミュニケーションは、近年のワークスタイルの変化から希薄になりがちであり、より少人数のコミュニケーションを気軽にいつでも行えるオフィスが求められています。自社に合ったオフィスづくりをすることで、よりコミュニケーションが活性化し、業績にも好影響が出るなどの効果が期待できます。