新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、テレワークなどの在宅勤務が推進された末に、現在では出社とテレワークのハイブリッドなワークスタイルも浸透してきたように思われます。そのようなニューノーマルなワークスタイルに適した、どんな人でも働きやすいユニバーサルレイアウトのオフィスに発展の可能性が見出されています。
そこで今回は、新しい働き方に適したオフィスのユニバーサルレイアウトとはどのようなものなのか、また、導入メリットや導入のポイントを解説します。

オフィスレイアウト再検討の必要性

コロナ禍により、テレワークが推進されましたが、徐々に従来のオフィス勤務スタイルが戻ってきているなか、今後は在宅勤務とオフィス勤務を併用するような、ハイブリッドな働き方が進んでいくと予想されます。

このような新しいワークスタイルが定着するためには、オフィスの在り方も従来のものとは一新し、新たなレイアウトが求められていくと考えられます。

特にオフィスにおいては、ソーシャルディスタンスを守るために、一人当たりの面積はより広くなり、固定席を設けないフリーアドレス制を採用したりするなどして、フレキシブルなオフィスレイアウトを取り入れる企業も増えることが考えられます。

かつてのオフィスレイアウト～島型対向式レイアウト

これまでの日本のオフィスは、島型対向式レイアウトが主流でした。島型対向式レイアウトとは、部署などのチームごとにデスクを対向式に配置し、チームメンバー同士が向かい合うように座り、一つの端に上長、チームリーダーを配置するレイアウトです。
日本企業に多い縦割り組織においては部署・部門内でのコミュニケーションがとりやすいメリットがあり、スペース効率も良いことから最適なレイアウトとされてきました。しかし、ソーシャルディスタンスとして2m間隔を開けると、スペースがより広く必要になりますが、島型対向式ではレイアウトの面で柔軟さに欠けることから実現がむずかしく、在宅勤務とオフィス勤務を併用するハイブリッドな働き方には適さなくなってきました。

こうした島型対向式レイアウトをはじめとした従来のオフィスレイアウトは、再検討する必要性が出てきています。

今後求められる柔軟性のあるオフィススタイル

今後、ハイブリッドな働き方をスムーズに進めるに当たり、柔軟性のあるオフィススタイルが求められます。そこで考えられるのが、フリーアドレスとユニバーサルレイアウトです。

フリーアドレス

フリーアドレスとは、席を固定しないオフィスレイアウトです。個人作業やグループ作業に応じて臨機応変にデスクを選択でき、ソーシャルディスタンスも確保できます。固定席がないため、どんな働き方や出社人数にも対応できる柔軟さがあります。

ユニバーサルレイアウト

ユニバーサルレイアウトとは、デスクの数や配置を均一にするレイアウトです。役職や組織階層、業務の特性に依存することなく、どのような人でも使用可能です。また、どのような人でも働きやすく、汎用的なレイアウトを設定します。ユニバーサルレイアウトは、組織変更に伴うレイアウト変更の際の時間とコストを削減できるメリットなどから、広く採用されてきましたが、現在はニューノーマルな働き方に適したオフィスレイアウトの一つとして改めて注目されています。

今後注目を集めるユニバーサルレイアウト

ここで、ユニバーサルレイアウトについて、もう少し詳しく確認しておきましょう。このレイアウトのメリットや導入のポイントをご紹介します。

ユニバーサルレイアウトのメリット

密を避けやすい・ソーシャルディスタンスの確保が可能

ユニバーサルレイアウトは、均一なレイアウトであることから、座席を一つ飛ばしに座ったり、真向かいに人が来ないように座ったりすることで、ソーシャルディスタンスや密を避けることが可能です。

レイアウト変更の必要がない

島型対向式レイアウトと比べて、組織階層や業務特性に依存しないことから、働き方が変わっても、レイアウト変更なしでさまざまな立場・業務の人が働けるというメリットがあります。結果的に、手間やコストの削減につながります。

私物・備品管理の効率化

ユニバーサルレイアウトで固定席を設けている場合にも、移動時には私物や備品はデスク脇のキャスター付きサイドワゴンやキャビネットに入れておき、それだけ移動させれば良いので、私物・備品管理の効率化につながります。

どんな立場の人にも働きやすい環境になる

役職や業務特性を問わないユニバーサルレイアウトは、どんな立場であっても働きやすいメリットがあります。感染対策だけでなく、広くユニバーサルな働きやすいオフィス環境作りにも役立ちます。ユニバーサルレイアウトを検討するに当たって、ユニバーサルデザインをオフィスに取り入れることも検討の余地があります。ユニバーサルデザインとは、年齢や性別、国籍、障害などの有無にかかわらず、誰もが快適に活動できるデザインのことを指します。例えば、車いすでも通ることのできる幅広い通路やスロープを作るといったバリアフリーの施工や、案内表示の多国語化やピクトグラム、色分けなどの工夫、高さなどが調整しやすいデスクやチェアの選定などが挙げられます。

ユニバーサルレイアウト導入のポイント

ユニバーサルレイアウトの導入を考えた場合に、そのメリットを最大限に活かしながら、新しい働き方に最適化するためには、次のポイントを押さえることが重要になりそうです。

可変しやすいキャスター付きのデスクや椅子を用いる

ユニバーサルレイアウトは、レイアウト変更が容易でないところがあるため、可変しやすいよう、キャスター付で、個人席にもミーティングにも対応できるデスクや椅子にすることが一つのポイントといえます。

島型からの変更には社員への周知等を行う

島型対向式レイアウトからユニバーサルレイアウトに変える場合、社員は従来からの大幅な変更に戸惑うものです。事前にプランの全貌を周知したり、徐々に導入したりして、変化に対応できるような工夫が必要と考えられます。

コミュニケーション方法を考える

ユニバーサルレイアウトのデメリットの一つに、島型対向式レイアウトと比べて業務コミュニケーションがとりづらいというものがあります。そこであらかじめ、それを代替えするようなビジネスチャットの導入なども検討しておく必要があるでしょう。

まとめ

これからのニューノーマル時代に向け、ハイブリッドな働き方に適したオフィスのレイアウトを検討する必要があります。そうしたオフィスのリニューアルやレイアウト変更は、考えるべきこと、やるべきことが多く、担当者の負荷も多いものです。そのような際には、オフィスリニューアルの一括代行を利用するのも一つの方法です。