オフィス移転時に気を付けたいネットワークトラブルと回避のポイントとは？
今般の新型コロナウイルスのパンデミックを受け、オフィス移転を考えている企業は多いといわれています。いざ、オフィス移転を実施する際に、課題となりやすいのがネットワークにまつわるトラブルです。そこで今回は、オフィス移転時に生じるネットワークトラブル回避のポイントを解説します。
オフィス移転時に重要となるネットワーク環境構築
近年、オフィスのIT化やIoT化、業務のDX化に伴い、オフィスの業務のデジタル化が進む中、ネットワーク環境の重要度が増しています。そのため、オフィス移転時のネットワークの再構築も非常に重要となります。また、さまざまなIT機器の導入を進める企業も増えているため、オフィス移転に際してはサーバーの移行や、回線の手配、パソコンの再設定など、ネットワーク周りの作業が必要不可欠で、その種類も数も増えています。
一方で、ネットワーク周りの作業は複雑かつ難解なことも多く、スムーズに進むとは限りませんし、トラブルの原因となることも多いため、移転後にスムーズに通常業務に戻ることに支障をきたすことが多々あります。
また大手企業はたいていの場合、ネットワークの専任担当者がいますが、中小企業の場合、そうした専任担当者がいないこともあるため、トラブルが起きた際の対処にも時間を要してしまいます。
オフィス移転時のネットワーク周りの作業はハードルが高くなっているのが現状です。
オフィス移転時に必要なネットワーク周りの準備作業
オフィス移転時にネットワーク周りで準備すべきことを3つご紹介します。
1.サーバーの移行
オフィス移転に伴い、サーバーの移設も必要になってきます。現在のサーバーが社内に機器を構えているのか、レンタルサーバーであるかで準備の仕方が異なってきますので、まずはどちらの場合か確認しておくとよいでしょう。
また、運営コストやセキュリティの観点からサーバーをクラウド化する企業が増えてきています。オフィス移転を機にクラウドサーバーへの切り替えを検討してみても良いかもしれません。
2.インターネット回線の手配
移転先のオフィスで利用する回線の種類と数を決めておく必要があります。移転先で回線工事が必要になる場合は業者に依頼する必要が出てきますが、確認から工事の実施まで半月から1ヶ月程度はかかるため、早めの確認が必要になります。
3.パソコンの再設定
回線自体を引っ越すことでパソコンの再設定が必要になることがあります。社内にIT担当者などがない場合は、専門業者に依頼することになりますので、スムーズに作業が進むよう、再設定に必要になってくるパスワードなどは控えておくとよいでしょう。
オフィス移転時に起こりやすいネットワークトラブル
実際にオフィス移転時に起こりやすいネットワークトラブルにはどのようなことがあるのか確認しておきましょう。
●配線・接続ミスでPCやプリンタなどの接続に支障が出る
LANケーブルの配線を誤ったり、各PCに付与するIPアドレスの設定がうまくいかなかったり、データセンターと通信ができなかったりすることで、PCやプリンタの接続に支障が出ることがあります。するとオフィスの再開が遅延し、業務に悪影響が出てしまいます。
●ネットワークの専任担当がおらずトラブルの対策が見当もつかない
ネットワーク周りに支障が出た際に、ネットワークの専任担当者が自社に居なかった場合、そのトラブルの対策が見当もつかず、途方に暮れてしまうケースもあります。問い合わせ先から探していては、さらに時間がかかってしまいます。
このように、オフィス移転時には、物理的な接続トラブルのほか、トラブルが生じたときの窓口が用意できていないことで、さらにトラブルへの対処が遅くなってしまうことがあります。
オフィス移転時のネットワークトラブル回避のポイント
このようなネットワークトラブルを踏まえると、あらかじめ回避すべきポイントが見えてきます。主に、次のことが考えられます。
1.専門業者に準備段階からサポートしてもらう
オフィス移転に必要なネットワーク工事や移設の専門業者に準備段階からサポートしてもらうことは、オフィス移転時のトラブルに対する有効な予防策となります。特に総合的に対応するオフィス移転の専門業者は、オフィス移転でどこにトラブルが生じやすいか、またその予防策をよく知っています。あらかじめ懸念があるところは相談しておくことで、オフィス移転がスムーズにいくでしょう。
2.移転完了まで専門業者に居てもらう
もし専門業者にサポートしてもらう場合、オフィス移転当日はもちろんのこと、業務が再開するまで専門業者に居てもらうことが重要です。最後まで何が起きるかわかりません。トラブルが生じた際の窓口を確保しておきましょう。
3.バックアップを取る
PCの移転に際して、万が一PC内のデータが消えてしまうこともないとはいえません。重要なデータは事前にバックアップを取っておき、万が一の事態に備えておきましょう。
4.マニュアルを作成して社員に配布する
もしそれぞれのPCを各社員に再設定をしてもらう場合には、事前にマニュアルを作成して社員へ配布するのをおすすめします。そのマニュアルを見ながら社員が自ら作業ができるようにしておきながらも、疑問点やうまく設定できない可能性もありますので、ネットワーク担当者を設定しておくなど事前準備を万全にしておきましょう。
まとめ
オフィス移転に特に重要となるネットワーク周辺のトラブルの対策をご紹介してきました。対策として、専門業者に依頼するのが最も有効です。
さまざまな工事が発生するため、それぞれの工事ごとに違う業者に頼む方法もありますが、それでは管理ややりとり、調整面でも煩雑になりがちです。そこで移転業務を一括で対応できる業者を探すことでコスト削減にもつながり、トラブル対応も迅速に行うことができるでしょう。
オフィス移転時のネットワークトラブルを回避するには、オフィス移転の総合支援を行う業者に依頼するのがおすすめです。当社では、オフィス移転の総合支援サービスをご提供しております。ネットワークトラブルはもちろん、オフィス移転全般にお困りの場合には、ぜひお気軽にご相談ください。