オフィス移転時に総務がやるべきタスクとは？
オフィス移転は、総務の一大イベントの一つと言われています。そのタスクの種類は多く、それぞれには期日があるため、事前に綿密に計画を立ててスケジュールに沿ってしっかりと行っていく必要があります。
そこで今回は、オフィス移転時に総務がやるべきタスクと、スムーズにこなしていくためのポイントをご紹介します。
オフィス移転が決まったら、まずやるべきは「全体の流れを把握すること」
オフィス移転を担当することになった総務にとって、何から始めればいいかわからないと迷うこともあるのではないでしょうか。そんなときは、まずタスクを洗い出す前に、大まかな流れを把握することをおすすめします。
一般的には、オフィス移転が決まったら、オフィスの移転目的やコンセプト、移転先、大まかなレイアウト・設計を社内で協議して決めることになります。その情報を確認し、必要なスケジュールとタスクに反映させていくことが大切です。
ここでは、オフィス移転の大まかな流れを確認しましょう。
まずは社内で取り決めた、オフィス移転の目的やコンセプトを明確にし、レイアウトや設計を作っていきます。ここまでは全社的に実施されます。その後、大まかなことが決まれば、実際のスケジュールを作っていきます。スケジュールは社内に共有して、協力を仰ぎます。
その後は、移転に伴い、必要になる工事や引っ越し業者などを選定し、手配します。旧オフィスでは解約手続きを進め、新オフィスではルールやレイアウト、必要になる工事を決めていきます。
引っ越し当日はモノの引っ越しや配線等の接続確認を行い、モノがなくなった旧オフィスは原状回復を行います。新オフィスでは業務が開始できるよう準備を整えるほか、各種申請や届け出、住所変更手続き等を行います。
オフィス移転で総務がやるべきタスク～移転前
スケジュールが決まったら、やるべきタスクを一つ一つ洗い出し、確実に行っていきましょう。いつまでに行う必要があるのかも合わせて明確にする必要があります。
まず、オフィス移転に際して、総務が「移転前に」やるべき一般的なタスクを新オフィスと旧オフィスそれぞれご紹介します。
●新オフィス
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- レイアウト・デザイン・設計作成
- 館内規則の確認＆ルール作成、周知
- オフィス家具・OA機器等の選定と発注
- 内装工事の見積もり
- 通信環境の構築・契約
- 工事スケジュール決定・社内周知
- 引っ越し当日の作業工程表の作成等
【Point】
新オフィスに関するタスクでは、まずレイアウトやデザインなどの設計面の詳細を詰めていきます。社内共有はもちろん、工事業者や移転業者にも提示する必要があるため、早期に決めておく必要があります。
移転先ビルの規則を確認したり、社内ルールを作成したりして実際に新オフィスが稼働したときに必要になるルールの作成を先に行います。
必要なモノ、設備、工事を洗い出し、業者・工事の手配を行いスケジューリングしていきます。
引っ越し当日のスケジュールも作成しておきましょう。
●旧オフィス
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- 解約予告
- 原状回復工事の手配・見積もり
- 不動産業者とのやりとり（敷金・保証金等）
【Point】
旧オフィスでは、解約予告と解約手続き、原状回復のためのタスクがあります。
新オフィスのことばかりにとらわれていると、うっかり忘れてしまうタスクもありますので、必ず押さえておきたいところです。
オフィス移転で総務がやるべきタスク～移転後
オフィス移転の引っ越しが終わった後も、まだ気が抜けません。主に次のタスクがあります。
- 新オフィスでの業務開始のための準備
- 各種届出（移転申請・住所の変更・転送手続きなど）
- 旧オフィスの原状回復工事
【Point】
新オフィスでは、業務を開始するために、必要なモノはそろっているか、
通信は問題ないかなど確認しながら準備を進めていきます。関係官庁への住所変更届け出など、手続き関連の事項を順次行います。
旧オフィスにおいては、事前に計画していた原状回復工事を行います。
オフィス移転のスケジュールとやることチェックリストを活用しよう
オフィス移転における総務がやるべきタスクは、実に多岐に渡ることから、スケジュール表やタスクのチェックリストを事前に作っておくと、より効率的に行えます。しかし、項目が多くて作るのが大変、というときには、ザックが無料でご提供している資料「オフィス移転のスケジュールとやることリスト」が便利です。
本資料では、オフィス移転の計画立案から引っ越しまでのタスクを、スケジュールと一緒に一括管理ができます。「移転のスケジュールとやることをまとめて管理したい」「いつ何をやればよいのか時系列で知りたい」「各工程でやるべきことを抜け漏れなく確認したい」といったときに活用することが可能です。
また、ザックにオフィス移転サポートをご依頼いただいた際に、当社が対応するサポート項目も記載していますので、ご検討材料にしていただけます。
ザックではオフィス移転のタスク・スケジュール管理のサポートのほか、移転先のオフィスで実現したいことに沿ったコンセプトを立案する工程や、オフィスレイアウトやデザイン設計などのサポートも行っております。ご希望の場合には、ぜひお気軽にご相談ください。