現在、「オフィス物件の契約更新時期を迎えようとしている」、「新しい働き方スタイルによって、現行オフィスに何らかの支障が出ている」などの理由から、オフィス移転を考えている方もいるのではないでしょうか。
けれど、オフィス移転に際して、気になる点があると、オフィス移転に踏み切れないこともあるでしょう。そのようなときは、オフィス移転をすることで、どのようなメリットとデメリットがあるのかを洗い出した上で、検討することをおすすめします。そして、デメリットについては予防策を実施することで、オフィス移転の成功につなげることができます。

オフィス移転のメリット・デメリット

オフィス移転をすることで、どのようなメリットとデメリットがあるのか確認しておきましょう。

オフィス移転のメリット

コスト削減が実現することもある

オフィス移転の理由はさまざまですが、オフィススペースの縮小などを目的とする場合は、特に、ランニングコストが削減できることもあります。

オフィススペースが最適化される

リモートワークが浸透したことで、現在のオフィススペースに使われていない余剰が出ている場合、オフィス縮小移転を行うことで、オフィススペースの最適化が実現することがあります。

コミュニケーションの活性化

オフィス移転に伴い、オフィスのコミュニケーションスペースの見直し等を行うことで、社員や協業者とのコミュニケーションの活性化につながることもあります。

社員のモチベーションアップ

オフィスを郊外に移転するといった場合などは、特に、社員の通勤時間が短縮されることもあります。その他、きれいで心地良い新しいオフィス環境で勤務できる、託児施設が近隣にあって子どもの送り迎えに便利などといった社員のメリットが生まれることもあります。結果的に、社員のモチベーションのアップにつながるでしょう。

企業のイメージアップにつながり定着率や採用強化につながる

オフィス移転の立地やデザイン、レイアウト、新たな取り組みなど、社員に優しい新オフィス作りをすることで、企業のイメージアップにつながり、社員の定着率や採用強化が実現することもあります。

感染予防策を強化できる

昨今の新型コロナウイルス感染症の感染対策として、社員同士の距離を取りやすい環境にしたり、換気のしやすい構造、非接触のスイッチやドアなどにしたりすることで、感染予防策を強化できることもあります。

オフィス移転のデメリット

移転にコストと手間がかかる

オフィス移転そのものには、必ずコストと手間がかかります。特に、オフィス移転ではやることが多いため、担当者の本来の業務を圧迫することも考える必要があります。

ランニングコストが上がることもある

かえって、移転後のオフィスのほうが賃料や光熱費が高くなるなど、ランニングコストが上がることもあります。

社員のモチベーションが下がることがある

移転後のオフィスの立地によって、社員によっては通勤時間が長くなることもあります。また、人それぞれ、通勤や生活が変わってくるため、何らかの支障が出ることもあり、社員のモチベーションが下がるリスクがあります。

オフィスの選択を誤るリスクがある

オフィス移転そのものは成功しても、運用後に、何らかの支障に気付くケースもあります。例えば、移転後のオフィスの電気容量を事前に確認しておらず、使用開始後に電気容量が足りなくなってしまうといったケースです。増設工事はできる場合とできない場合があるので、注意が必要です。

オフィス移転のデメリットの予防策

オフィス移転を実施する場合、オフィス移転のデメリットが起こらないようにあらかじめ準備しておくことが重要になってきます。そこで、デメリットの主な予防策をご紹介します。

移転にコストと手間がかかることの予防策

オフィス移転そのものにかかるコストと手間については次のような解決方法が考えられます。

• • コスト

オフィス移転にかかるコストの中でも、大きいのが新オフィスにおける工事です。工事費をできるだけ抑えるためには、内装工事や配線工事しやすい物件など、あらかじめレイアウト設計を行いやすくコストがかからない物件選びをするとよいでしょう。また、家具や什器をすべて新調するとなるとコストが増えるため、できるだけ現行のものを利用する方向にするアイデアもあります。

また、オフィス移転の費用を考えるときに、「コストではなく投資」と考えて対応をするという策もあります。なぜなら、企業経営において、オフィス移転は執務環境の刷新によって社員のモチベーションと生産性を上げたり、採用強化につなげたりするための戦略の一つにもなるためです。オフィス移転は、コスト以外のメリットも生み出すということを充分理解することも大切です。

• • 手間

オフィス移転はタスクが多く、細かなスケジュール管理が必要というデメリットについては、あらかじめ、タスクリストとスケジュールを明確に整理することが重要です。また、比較的、移転業務に専念しやすい専任の担当者を複数人アサインすることも一つの方法です。

ランニングコストが上がることの予防策

ランニングコストのうち、家賃については、あらかじめ契約時に家賃を下げる交渉する、家賃相場が低い地方などの立地を選ぶなどの方法があります。

社員のモチベーションが下がることの予防策

社員の通勤面に関しては、新オフィスの立地を決める前に、事前に社員の意見を聞いておくことが重要です。また、現在のオフィスの不満点や新オフィスに求めること全般をあらかじめアンケートを取って、できるだけ多くの社員の希望に沿うようにしたり、事前に話し合いの場を設けて、希望のすり合わせをしたりするなど、社員のニーズに合わせた選定を行うことで、移転後のモチベーション低下を防ぐことができるでしょう。

オフィスの選択を誤ることの予防策

オフィスの選択を誤るリスクは常にあります。しかし、あらかじめ移転の目的を明確にしておき、その目的にしっかりと沿ったオフィス探しの条件を細かに設定することで、最低限に抑えることはできます。まずは目的を明確にすることが重要です。

これらの予防策について、自社ではすべてを行えないというケースもあるでしょう。その場合には、オフィス移転をまるごとサポートしてくれたり、オフィス物件の選択をアドバイスしてくれたり、オフィス移転リスクをあらかじめ指摘してくれたりする業者を頼るのも一つの方法です。

コロナ後を見据えたオフィス移転の際のポイント

現在、オフィス移転を行う場合は、アフターコロナを見据えて行うことをおすすめします。ここでは、オフィス移転のポイントをご紹介します。

物件選びやコンセプトを新しい働き方に合わせる

新オフィスの物件選びの際や、コンセプトを策定するときに、新しい働き方に合わせましょう。例えば、リモートワークが定着することを見越して、オフィスを数ある働く場所のひとつとして位置付けるという考え方です。昨今、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という、働き手が時間と場所を自由に選択して働けるワークスタイルが浸透しつつありますが、そうした考え方をベースとして、オフィスが作業をするだけの中心的存在ではなく、コミュニケーションの場や全社員が集合できる場とするなど、オフィスの役割のアップデートを行うということです。
オフィスが中心的存在ではなくなれば、場合によっては、オフィスを郊外に構えることも検討すべきです。また、オフィススペース最適化のための縮小移転も一つの方法です。
ぜひ、新しいオフィスや働き方を明確にイメージした上で、新しいオフィスを構築することをおすすめします。

BCP対策としての視点

現在、オフィス移転を考えているのであれば、感染対策がしやすいオフィスを検討している方が多いのではないでしょうか。しかし、今後のことを考え、コロナだけでなく自然災害などあらゆるリスクを見越したBCP対策としての視点を持つことも必要です。そのためには、郊外にオフィスを分散させる、災害リスクの少ない立地選び、耐震性能の高いオフィスビル選びなども重要になってくるでしょう。

まとめ

オフィス移転のメリットとデメリット、そしてデメリットの予防策などをご紹介してきました。現在、オフィス移転をお考えの場合には、アフターコロナを見据えた、新しい視点での移転を推奨します。

しかし、オフィス移転のデメリットをすべて自社で回避するには、むずかしいケースもあるでしょう。そのような場合におすすめなのが、ザックのオフィス移転サポートサービスです。オフィス物件選定のサポートから、オフィス調査やヒアリングを通じて懸念事項を洗い出し、成功につながる移転基本計画の策定から、レイアウト設計・施工まで、あらゆるサポートを行います。また、新オフィスのコンセプト策定についてご提案することもできます。ぜひご検討されてみてください。